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Wartungsvertrag für die Heizung – Muster & Inhalt
Die Arbeit als Heizungsinstallateur ist oft nicht mit dem Einbau einer neuen Heizungsanlage getan. Wenn es später zu Schäden kommt, gehören auch Reparaturen zum Auftragsgebiet von solchen handwerklichen Betrieben. Um möglichst zu vermeiden, dass Defekte auftreten, können Handwerker mit ihren Auftraggebern auch Wartungsverträge abschließen. Darin verpflichten sie sich, die installierten Gerätschaften in vorher festgelegten Zeiträumen auf ihre Funktionsfähigkeit zu überprüfen und dabei entdeckte Mängel zu beheben. Für den Kunden ist der Wartungsvertrag vor allem deswegen wichtig, weil er sicherstellt, dass die Heizung in einem geregelten Turnus von einem Fachmann in Augenschein genommen und eventuelle Schäden frühzeitig erkannt werden, sodass dadurch das Risiko von größeren Folgeproblemen und sogar von Heizungsausfällen verringert werden kann. Heizungsinstallateure können einen passenden Wartungsvertrag mit einem der folgenden Muster aufsetzen.
Inhalt:
- Heizungsvertrag Muster – kostenlos
- Inhalte eines Wartungsvertrags
- Vorgaben der Heizungswartung nach DIN
- Besteht eine Pflicht zum Wartungsvertrag?
- Vor- und Nachteile eines Wartungsvertrags
- Wie häufig sollte eine Wartung erfolgen?
- Kosten für die Wartung
- Laufzeit eines Wartungsvertrags und Kündigungsfrist
- Weitere Hilfsmittel bei der Heizungswartung
- FAQ zum Wartungsvertrag für die Heizung
- Fazit
Inhalte eines Wartungsvertrags
In einem Wartungsvertrag treffen ein Handwerksbetrieb und ein Heizungsbetreiber eine Vereinbarung darüber, wie und wie oft eine Heizungsanlage gewartet werden soll. Ferner wird darin festgelegt, welche Leistungen diese Wartung umfasst und welche Kosten inbegriffen sind. Darüber hinaus können Sondervereinbarungen zu bestimmten Leistungen getroffen werden. Außerdem sollte das Wartungsintervall festgelegt werden und geklärt werden, wie lang die Laufzeit ist beziehungsweise welche Kündigungsfristen es gibt.
Häufigkeit der Wartung
Im Vertrag sollte genau geklärt werden, wie oft die Wartungen durchgeführt werden. Im Regelfall finden sie einmal im Jahr statt. Beide Vertragsparteien können sich aber auch für einen anderen Turnus entscheiden. Falls die Bedingungen von Versicherungen oder Fördermitteln erfüllt werden müssen, sollte vorab geklärt werden, wie lang die Abstände zwischen den Wartungen im Einzelfall maximal sein dürfen.
Leistungen
Der Wartungsvertrag umfasst meist ein breites Spektrum von Leistungen, die dazu dienen sollen, die Anlage instand zu halten und Störungen zu entdecken sowie zu eliminieren. Natürlich kann der Inhalt je nach Vertrag variieren. Zusätzlich sollten im Vertrag die folgenden Punkte geklärt werden:
- Wie sieht es mit den Anfahrtskosten aus?
- Wer übernimmt die Kosten für Austauschteile oder für Hilfs- und Betriebsstoffe?
- Wer ist für Schäden zuständig, die durch die Wartung entstehen?
- Wer bekommt Zutritt zum Heizungsraum?
- Darf das Heizungsunternehmen für die Wartung auch Subunternehmer einsetzen?
Beispiele für Wartungsmaßnahmen bei einer Gasheizung bzw. Ölheizung
Je nachdem, ob es sich um eine Gas- oder um eine Ölheizung handelt, sieht die Wartung unterschiedlich aus. Obwohl beide Varianten fossile Brennstoffe verwenden, funktionieren sie nicht genau gleich. Wir haben für Sie aufgelistet, wie die Überprüfung beider Anlagearten ungefähr ablaufen kann.
![Handwerker-App zur mobilen Auftragsabwicklung "Monteur+"](/fileadmin/_processed_/0/c/csm_2022-07-12-monteur-plus-freigestellt_e06a9df206.png "Handwerker-App zur mobilen Auftragsabwicklung "Monteur+"")
Tipp: Mobile Auftrags- und Wartungsverwaltung
Um auf Kunden und Wartungsinformationen zugreifen zu können empfiehlt es sich ein Baustellentablet zu verwenden. Mit einer passenden App die mit Ihrer Handwerkersoftware verbunden ist, sind Sie dann bestens ausgerüstet und können sofort loslegen. Die App "Monteur+" zur mobilen Auftragsbearbeitung bietet dabei alle notwendigen Funktionen für Ihre Wartungsaufträge: Zugiff auf Kunden-und Auftragsdaten, auf Checklisten, Verträge und Infos zur Anlage. Zudem lassen sich Ihre Aufträge bequem mit dem integrierten Kalender terminieren. Stempeln Sie Zeiten auf den Auftrag, erfassen Sie Material und holen Sie die digtale Unterschrift des Kunden ein. Alles mit einer App und mit Ihrem Tablet. Die Daten werden automatisch ins Büro übertragen, so dass die Weiterbearbeitung und Abrechnung des Auftrags in einem Guss geht.
Vorgaben der Heizungswartung nach DIN
Das Deutsche Institut für Normung (DIN) bietet eine Reihe von Vorschriften, nach denen eine Heizungswartung ablaufen sollte. Relevant sind vor allem diese Normen:
- DIN 31051
- DIN EN 13306
- DIN EN 15378
Grundmaßnahmen zur Instandhaltung nach DIN 31051
Laut DIN 31051 sind bei der Instandhaltung einer Heizungsanlage die folgenden Grundmaßnahmen zu berücksichtigen:
- Inspektion
- Wartung
- Instandsetzung
- Optimierung
Wartungsmaßnahmen nach DIN 31051 und DIN EN 13306
Auch die EN 13306 beschäftigt sich damit, welche Schritte zur Instandhaltung durchgeführt werden müssen. Es werden sowohl technische als auch administrative Maßnahmen genannt. Bei der DIN handelt es sich um eine nationale Norm, während die EN ein europäischer Standard ist. Noch sind beide nicht zusammengeführt worden.
Inspektion der Heizungsanlage nach DIN EN 15378
Bei der Inspektion handelt es sich um eine der Grundmaßnahmen der Instandhaltung von Heizungen. Wie sie durchgeführt werden sollte, ist durch DIN EN 15378 geregelt.
- Inspektion der Heizungsanlage, aller Leitungen sowie der Heizkörper
- Durchführung verschiedener Messungen
- Erstellung eines Inspektionsberichts
Besteht eine Pflicht zum Wartungsvertrag?
Üblicherweise gibt es keine Verpflichtung zum Abschluss eines Wartungsvertrags zwischen Heizungsbetreiber und Heizungsinstallateur. Es lässt sich aber sagen, dass ein Wartungsvertrag für den Kunden eine Reihe von Vorteilen bringt, die ihn bei näherer Erläuterung vielleicht dazu bewegen, ihn dennoch mit Ihrem Betrieb abzuschließen:
- Längere Lebensdauer: Wenn die Heizungsanlage regelmäßig auf eventuelle Schäden und Materialverschleiß überprüft wird, kann ihre Lebensdauer möglicherweise verlängert werden. Das bedeutet wiederum, dass nicht so schnell eine neue Anlage angeschafft werden muss und dementsprechend der Geldbeutel des Heizungsbetreibers geschont wird.
- Effizienter Betrieb: Eine Heizung ist ein kompliziertes System, das schon durch zu viel Luft im Heizkreislauf negativ beeinflusst werden kann, sodass der Energiebedarf steigt. Bei der Wartung können die Betriebswerte optimiert und eventuelle Störquellen ausgemerzt werden. Das senkt nicht nur den Energieverbrauch, sondern auch die Nebenkosten.
- Heizungsausfall verhindern: Wenn eine essenzielle Komponente der Heizung defekt ist, kann es auch bei regelmäßigen Wartungen zu einem Komplettausfall kommen. Das Risiko dafür sinkt aber beträchtlich, wenn die Anlage einmal im Jahr von einem Fachmann in Augenschein genommen wird. Somit verringert sich auch die Gefahr, dass die Heizung im Winter plötzlich nicht mehr funktioniert.
- Schnelle Reaktionszeiten: In einem Wartungsvertrag wird meist nicht nur festgelegt, in welchen Abständen eine Überprüfung der Anlage erfolgen soll, sondern auch, wie schnell der Handwerksbetrieb reagieren muss, wenn es zu einer Störung kommt. Dabei kann es sich beispielsweise um einen Zeitraum von 48 oder 72 Stunden handeln. Diese Zeiten sind vertraglich bindend.
- Versicherungsschutz aufrechterhalten: Eine defekte Heizung kann zu Personen- oder Sachschäden führen, die entweder von der Gebäude- oder von der Hausratversicherung beglichen werden. Einige Versicherungen verlangen im Schadensfall aber die Vorlage eines Wartungsvertrags und verweigern sonst gegebenenfalls die Zahlung.
- Kein Terminstress: Wer keinen Wartungsvertrag hat und seinen Pflichten zur Instandhaltung nachkommen möchte, muss selbstständig nachhalten, wann der nächste Termin fällig ist und diesen mit einem Dienstleister vereinbaren. Wenn ein Wartungsvertrag vorliegt, meldet sich der Handwerksbetrieb in der Regel von allein und sagt Bescheid, wann es wieder so weit ist.
- Planbare Kosten: Im Vertrag ist festgelegt, welche Leistungen abgedeckt sind. Dafür zahlen Sie einen jährlichen Beitrag, sodass böse Überraschungen in Form von hohen Rechnungen ausbleiben sollten.
Achtung: Die fehlende Pflicht zum Abschluss eines Heizungsvertrags entbindet den Heizungsbetreiber nicht von der allgemeinen Pflicht zur Wartung. In § 11 des EnEV ist klar geregelt, dass eine regelmäßige fachkundige Wartung durchgeführt werden muss. In welchen Abständen sie erfolgen muss, geht aus dem Gesetzestext nicht hervor. Des Weiteren kann der Betreiber der Heizung selbst entscheiden, ob er einen Wartungsvertrag abschließt oder jedes Mal eine Einzelwartung in Auftrag gibt.
Ausnahmen – wann ist ein Wartungsvertrag Pflicht?
In einigen wenigen Fällen müssen Heizungsbetreiber einen Wartungsvertrag abschließen. Wenn Sie zum Beispiel eine Förderung für ein Mini-BHKW beantragen, müssen Sie einen Wartungsvertrag vorlegen können, um die Geldmittel zu erhalten. Hinzu kommt, dass viele Hersteller für ihre Heizungsanlagen eine Garantieverlängerung gewähren, wenn nach der Installation sofort ein Wartungsvertrag abgeschlossen wird. Deswegen ist er auch für neue Heizungsanlagen eine gute Wahl.
Digitale Wartungsverwaltung innerhalb Ihrer ERP-Software nutzen
Verwalten Sie Ihre Wartungs- und Serviceaufträge mit der ERP-Software Streit V.1. Damit bieten Sie einen perfekten Kundenservice und behaltet den Überblick.
Kalkulieren Sie Wartungskosten, Rechnen Sie die Aufträge nach unterschiedlichen Intervallen mit Hilfe verschiedener Abrechnungsverfahren ab, überblicken Sie alle Daten in der Objektverwaltung und terminieren Sie Aufträge mit dem Kalender. Zudem Erstellen Sie individuelle Checklisten zur einfachen und vollständigen Durchführung Ihrer Wartungen. Die Wartungsverträge hinterlegen Sie beim jeweiligen Kunden. Die Streit V.1 Wartungsverwaltung ist kompatibel mit der zugrhörigen App zur mobilen Auftragsabwicklung.
Wie häufig sollte eine Wartung erfolgen?
Normalerweise sollten Heizungsanlagen einmal jährlich und wenn möglich im Sommer gewartet werden. Bei neueren Anlagen kann auch eine zweijährige Wartung ausreichend sein. Allerdings sollte hier immer überprüft werden, ob der Hersteller für die Aufrechterhaltung der Garantieleistung eine jährliche Wartung fordert.
Kosten für die Wartung
Wie hoch die Kosten für einen Wartungsvertrag ausfallen, hängt vor allem davon ab, welche Leistungen inbegriffen sind. Der Preis kann also bei nur 100 Euro oder bei über 200, manchmal auch bei 400 Euro liegen. In der Regel wird jährlich abgerechnet. Der Gesamtbetrag setzt sich aus den folgenden Posten zusammen:
- Anfahrt: Die Zeit und das Benzin, die vom Handwerksbetrieb aufgebracht werden müssen, machen einen Teil der Kosten aus. Manchmal müssen die Fahrkosten separat gezahlt werden.
- Verschleißteile: Bekannte Verschleißteile, die laut Hersteller in bestimmten Abständen ausgetauscht werden sollten, sind gewöhnlich inbegriffen. Andere Ersatzteile müssen gegebenenfalls einzeln bezahlt werden.
- Arbeitsmaterial: Gegebenenfalls kommen vor Ort Hilfsmittel zum Einsatz, die anschließend entsorgt werden müssen. Das ist unter anderem bei Einmalhandschuhen der Fall.
- Verwaltung: Der Handwerksbetrieb muss den Vertrag aufsetzen, sich um die Terminabsprache kümmern und Personal einteilen. Diesen Aufwand lässt er sich ebenfalls etwas kosten.
Bei teuren Verträgen muss es sich nicht unbedingt um ein Wucherangebot handeln. Denn es kommt immer darauf an, welche Leistungen offeriert werden und wo der Heizungsbetreiber wohnt. In Ballungsgebieten sind die Preise oft höher als in weniger dicht besiedelten Gegenden. Bei günstigen Angeboten sollten Verbraucher einen genauen Blick auf den Vertragsinhalt werfen. Preiswerte Wartungsverträge schließen häufig wichtige Leistungen aus und werden gerne als Lockmittel eingesetzt. Wenn dann nach der Wartung zahlreiche Posten zusätzlich abgerechnet werden, zahlt der Kunde am Ende manchmal mehr als bei einem teureren Vertrag.
Wie lassen sich die Kosten senken?
Verbraucher
Verbraucher können die Kosten für ihren Wartungsvertrag mithilfe dieser beiden Maßnahmen verringern:
- Angebote vergleichen: Viele Verbraucher nutzen das Wartungsangebot des Betriebs, der auch die Anlage bei ihnen zu Hause eingebaut hat. Das ist komfortabel und erspart die Recherche nach anderen Anbietern. Allerdings bekommen Heizungsbetreiber so nicht immer den besten Vertrag. Es kann sich durchaus lohnen, weitere Angebote einzuholen.
- Wartungsvertrag abschließen: Wer sich für einen Wartungsvertrag entscheidet, kann im Vergleich zur Einzelwartung in vielen Fällen sparen. Darüber hinaus muss sich der Heizungsbetreiber dann auch nicht mehr ständig selbst um die Einhaltung der Wartungsintervalle kümmern.
Handwerksbetriebe
Auch Handwerksbetriebe können die Kosten für ihre Wartungsverträge nach unten drücken und so besser gegen die Konkurrenz bestehen. Am besten funktioniert das mithilfe von individuellen Verträgen, die optimal auf den jeweiligen Kunden und seine Heizungsanlage abgestimmt sind. Wenn der Heizungsbetreiber freiwillig auf bestimmte Leistungen verzichtet, müssen diese auch nicht in Rechnung gestellt werden. Infolgedessen wird der Wartungsvertrag günstiger. Sollte der Kunde die Leistung doch einmal in Anspruch nehmen wollen, muss er sie separat zahlen, sodass der Handwerksbetrieb keinen Verlust dadurch erleidet.
Kosten für die Heizungswartung steuerlich absetzen
Eigentümer können die Kosten für die Heizungswartung steuerlich geltend machen, sodass sich ihre Einkommensteuerlast verringert. Die Instandhaltung zählt zu den sogenannten haushaltsnahen Dienstleistungen. Allerdings dürfen nur die Arbeits- und die Fahrtkosten in der Steuererklärung angegeben werden und nicht etwa die Kosten für Arbeitsmaterial oder Verschleißteile. Deswegen sollten sich Kunden von ihrem Handwerksbetrieb immer eine Rechnung ausstellen lassen, auf der alle Kosten einzeln aufgeschlüsselt sind.
Laufzeit eines Wartungsvertrags und Kündigungsfrist
Üblicherweise werden Wartungsverträge über einen Zeitraum von einem Jahr abgeschlossen. Anschließend verlängern sie sich automatisch immer um jeweils ein Jahr. Beide Vertragspartner haben zum Ende der Laufzeit die Möglichkeit, den Vertrag zu kündigen. Die Kündigungsfrist kann unterschiedlich sein und beispielsweise drei Monate oder nur vier Wochen betragen. So bleiben beide Vertragspartner flexibel und der Handwerksbetrieb kann bei einer veränderten Marktlage oder einer Umstrukturierung im Unternehmen die Verträge bei Bedarf auch wieder kündigen. Überdies sollte in bestimmten Situationen wie bei einem Wohnortwechsel oder bei einer Preiserhöhung ein Sonderkündigungsrecht gewährt werden.
Weitere Hilfsmittel bei der Heizungswartung
Heizungsbetreiber sind sich oft unsicher, welche Punkte beim Abschluss eines Wartungsvertrags relevant sind, was sie bei der Auswahl des Handwerksbetriebs beachten müssen und was während und nach der Wartung selbst zu tun ist. Die folgende Checkliste kann als Hilfsmittel dienen:
- Fachbetrieb: Das Unternehmen, das mit der Wartung beauftragt wird, sollte sich möglichst in der Nähe befinden, denn die Anfahrtskosten machen sich im Gesamtpreis bemerkbar. Außerdem sollte sich der Handwerksbetrieb mit dem verbauten Heizungstyp auskennen. Hierfür lohnt sich ein Blick auf die Webseiten des Herstellers. Dort finden Sie häufig eine Auflistung von geeigneten Handwerksbetrieben.
- Wartungsintervall: Hier gibt es keine gesetzlichen Vorschriften. Allgemein wird eine jährliche Wartung empfohlen. Um diese nicht zu vergessen am besten mit einmen Wartungsplaner arbeiten, denn mit diesem kann man nicht nur die Wartungen der eigenen Maschinen überblicken.
- Leistungen: Der Besuch des Fachmanns setzt sich aus einer ersten Inspektion und einer darauffolgenden Wartung zusammen, die unter anderem die Reinigung der Anlage, das Nachfüllen des Heizwassers, die Einstellung der Betriebswerte sowie die Dokumentierung der Messwerte umfasst.
- Zeitpunkt: Grundsätzlich kann eine Wartung jederzeit durchgeführt werden. Im besten Fall sollte sie aber im Sommerhalbjahr stattfinden, da sie in dieser Zeit nicht benötigt wird. Wenn etwas repariert oder ausgetauscht wird, stellt das zu dieser Jahreszeit folglich kein Problem dar. Des Weiteren ist es ratsam, dass die Wartung vor dem Besuch des Schornsteinfegers stattfindet.
- Wartungsprotokoll: Nachdem die Wartung durchgeführt wurde, sollte sich der Heizungsbetreiber immer ein Wartungsprotokoll ausstellen lassen. Es dient der Dokumentation, hat ähnlichkeiten zum Bautagebuch und kann als Nachweis für die Versicherung verwendet werden.
Wartungsprotokoll
Nicht nur der Versicherer, auch der Hersteller der Heizung fragt gegebenenfalls nach einem Nachweis über die erfolgte Wartung. Wer diesen nicht vorlegen kann, riskiert, dass die Garantie nicht verlängert wird. Deswegen sollten Heizungsbetreiber immer auf die Ausstellung eines Protokolls bestehen. Ein seriöser Handwerksbetrieb bietet das Dokument aber ohnehin an. Es sollte die folgenden Informationen enthalten:
- Datum der Inspektion und Wartung
- Name des Monteurs, der die Wartung durchgeführt hat
- Termin für die nächste Wartung
- Name, Anschrift und Kontaktdaten des Handwerksbetriebs
- Verschiedene Messwerte wie die Heizleistung oder der Anlagendruck
- Welche Arbeiten verrichtet wurden (Reinigung des Brennraumes, etc.)
- Alles, was neu eingestellt wurde
Häufig wird das Protokoll handschriftlich oder mithilfe einer Checkliste vom Monteur vor Ort erstellt, sodass es direkt ausgehändigt werden kann. Im Zuge der Digitalisierung gibt es aber auch Betriebe, die es nach ihrem Besuch beim Kunden per E-Mail verschicken.
FAQ zum Wartungsvertrag für die Heizung
Im Folgenden haben wir für Sie noch einmal die wichtigsten Fakten zum Wartungsvertrag für die Heizung zusammengefasst:
Der Wartungsvertrag sollte die enthaltenen Leistungen, die Häufigkeit der Wartungen, vereinbarte Sonderregelungen und Angaben zur Laufzeit sowie zur Kündigungsfrist enthalten. Weiterhin sollten natürlich beide Vertragsparteien aufgeführt werden.
Das kommt darauf an, welche Leistungen enthalten sind. Meist liegen die Kosten für den Wartungsvertrag bei 100 bis 400 Euro. Bedenken Sie, dass der Standort ebenfalls eine Rolle spielt. Wenn Sie glauben, dass ein Wartungsvertrag zu teuer ist, vergleichen Sie ihn am besten mit anderen Angeboten in der Region.
Per Gesetz sind Wartungsverträge nicht verpflichtend. Heizungsbetreiber müssen sich aber um eine Wartung kümmern. Darüber hinaus können Hersteller, Geber von Fördermitteln oder Versicherer die Vorlage eines Wartungsvertrags fordern.
Die Kündigungsfrist wird individuell zwischen den beiden Vertragsparteien vereinbart. Normalerweise kann der Vertrag einmal jährlich von beiden Seiten gekündigt werden. Ansonsten verlängert er sich automatisch.
Fazit
Heizungsbetreiber profitieren von einem Wartungsvertrag direkt aus mehreren Gründen. Sie müssen sich nicht darum kümmern, jedes Jahr einen Monteur zu beauftragen, können gegenüber der Versicherung oder dem Hersteller nachweisen, dass ihre Heizung regelmäßig gewartet wird und zahlen häufig deutlich weniger als bei einer Einzelwartung. Bei der Auswahl sollten sie nicht nur auf die Kosten, sondern auch auf die angebotenen Leistungen und die Sondervereinbarungen achten. Trotzdem kann sich ein Preisvergleich lohnen. Handwerksbetriebe können durch Wartungsverträge zusätzliche Einnahmen generieren und bleiben den Kunden durch den jährlichen Kontakt besser in Erinnerung. Unsere Muster können bei der Erstellung eines Vertrags helfen. Allerdings sollten Sie auch darüber nachdenken, Ihr Angebot zu individualisieren, sodass Sie dem Kunden genau die Wartung anbieten können, die seine Heizungsanlage benötigt.
