Bei den oben genannten elektronischen Fahrtenbüchern handelt es sich teilweise um GPS-Fahrtenbücher, die jede Fahrt automatisiert aufzeichnen und so für einen hohen Grad an Genauigkeit sorgen. Allerdings sind diese Lösungen auch mit entsprechenden Kosten verbunden und ist so für einen kleinen Handwerksbetrieb mit einem oder zwei Fahrzeugen nicht immer die perfekte Option. Alternativ können Sie sich für eine Fahrtenbuch-App entscheiden, die mit einer Handwerkersoftware verknüpft ist. Die lässt sich einfach auf dem Smartphone installieren. Manche Apps sind sogar kostenlos, sodass dadurch keine weiteren Betriebskosten auf Sie zukommen. Hier möchten wir Ihnen ein paar davon vorstellen:
Fahrtenbuch für Handwerker – Inhalte, Vorgaben, App-Empfehlungen
Dienstwagen werden selten allein für berufliche Zwecke genutzt und kommen häufig auch privat zum Einsatz. Vor allem dann, wenn kein privates Fahrzeug zur Verfügung steht, wird das Finanzamt schnell misstrauisch. Deswegen sollten auch Handwerksbetriebe immer genau erfassen, welche Fahrten zu welchem Zweck durchgeführt worden sind. Dafür können sie ein Fahrtenbuch führen. Damit das aber von den Finanzbehörden anerkannt wird, sollte es akribisch gehandhabt werden und die notwendigen Pflichtangaben enthalten. Welche das sind und in welchen Fällen die pauschale 1%-Regelung die bessere Variante sein kann, erfahren Sie hier.
Was ist ein Fahrtenbuch?
Mit einem Fahrtenbuch werden alle Fahrten, die mit dem jeweiligen Fahrzeug zurückgelegt werden, dokumentiert. Dabei wird nicht nur die Route festgehalten. Auch der Zweck der Fahrt, der Kilometerstand und das Datum sollten notiert werden. Wenn Sie das Fahrtenbuch lückenlos führen, können Sie dem Finanzamt damit nachweisen, wann und wie viel Sie das Fahrzeug aus geschäftlichen Gründen bewegt haben und wann Sie privat damit unterwegs waren. Außerdem kann es ihnen bei der berechnung der Fahrtkosten helfen, die Sie später Ihrem Kunden in Rechnung stellen können.
Gesetzliche Anforderungen an ein Fahrtenbuch
Fahrtenbücher müssen lücken- und möglichst fehlerlos geführt werden, damit sie vom Finanzamt anerkannt werden. Wer sich nicht an die Vorgaben hält, muss damit rechnen, dass ihm seine Berechnung aberkannt wird. Infolgedessen kann es zu empfindlichen Schätzungen kommen. Gegebenenfalls wird auch nachträglich die 1%-Regelungen angewendet, was für viele Betriebe nachteilig sein kann. Deswegen ist es besonders wichtig, dass das Fahrtenbuch so genau wie möglich geführt wird.
Steuerrechtliche Vorgaben vom Finanzamt
Das Finanzamt stellt eine Reihe von Anforderungen an ein korrektes Fahrtenbuch. Dazu gehören die zeitnahe Aufzeichnung der Fahrten, die lückenlose Nachvollziehbarkeit und die geschlossene Form.
Welches Fahrtenbuch wird vom Finanzamt anerkannt?
Ein Fahrtenbuch wird dann vom Finanzamt berücksichtigt, wenn Sie sich an die folgenden Kriterien halten:
- Vollständigkeit und Genauigkeit: Es müssen alle Fahrten aufgeführt sein. Die Aufzeichnungen müssen plausibel und für Dritte verständlich sein. Dabei spielt die Genauigkeit eine wichtige Rolle. Zum Beispiel muss das Ziel der Fahrt durch die Adresse spezifiziert werden.
- Manipulationssicherheit: Wenn Änderungen vorgenommen worden sind, weil Sie einen Fehler gemacht haben oder eine Fahrt vergessen haben, muss das für das Finanzamt klar erkenntlich sein.
- Aufbau: Das Fahrtenbuch sollte so aufgebaut sein, dass es sich leicht nachvollziehen lässt. Unter anderem müssen Name und Anschrift des Fahrers darin vermerkt worden sein. Außerdem sollte es zu den einzelnen Fahrten Informationen zu Datum, Kilometerstand und Reisezweck geben.
Wann wird ein Fahrtenbuch vom Finanzamt nicht anerkannt?
Im Umkehrschluss gibt es auch eine Reihe von Fehlern, die dazu führen können, dass die Richtigkeit des Fahrtenbuchs vom prüfenden Finanzbeamten angezweifelt wird:
- Einträge werden erst später nachgeholt. Das fällt meist dadurch auf, dass über längere Zeiträume ein unverändertes Schriftbild erkennbar ist. Das lässt zumindest die Vermutung zu, dass bestimmte Einträge nachträglich erfolgt sind.
- Das Fahrtenbuch wird auch mit den Tankrechnungen abgeglichen. Wenn daraus ersichtlich wird, dass Tankstellen angefahren wurden, die nicht auf den Routen im Fahrtenbuch liegen, kann das problematisch werden. Auch Werkstätten sollten sich immer innerhalb der Routen befinden.
- Ein weiteres Indiz sind zu geringe Tankkosten, die nicht ausreichen, um die aufgezeichneten Fahrten zurückzulegen.
- Fehlende Nachkommastellen und gerundete Entfernungen sind nicht gestattet und können dazu führen, dass das Fahrtenbuch verworfen wird.
- Das Fahrtenbuch hat keine geschlossene Form und wurde auf losen Blättern oder in Excel geführt. So lassen sich Änderungen nicht nachvollziehen.
- Die Anzahl der Privatfahrten ist viel zu gering. Dieses Kriterium ist vor allem dann verdächtig, wenn Sie kein Privatfahrzeug besitzen.
Wie muss ein Fahrtenbuch geführt werden? – Checkliste
Damit Ihr Fahrtenbuch vom Finanzamt akzeptiert wird, sollten Sie die folgende Checkliste abarbeiten:
- Fahrten zeitnah und fortlaufend aufzeichnen
- Geschlossene Form verwenden (gebundenes Fahrtenbuch)
- Bei einem elektronischen Fahrtenbuch müssen alle Fahrten innerhalb von sieben Tagen bearbeitet und zugeordnet werden
- Änderungen müssen erkennbar und nachvollziehbar sein
- Alle Fahrten müssen plausibel und für Dritte verständlich dargelegt sein
- Das Datum der Fahrt muss angegeben werden
- Sie müssen den Kilometerstand vor und nach der Fahrt festhalten
- Tragen Sie das Ziel der Fahrt ein und geben Sie Straße und Hausnummer an
- Schreiben Sie die gefahrenen Kilometer nieder
- Vermerken Sie den Anlass der Fahrt
- Notieren Sie den Ansprechpartner
- Tragen Sie die Zeiten der Fahrten ein
- Wenn es zu Umwegen kommt, müssen Sie den Grund dafür darlegen
- Fahrten zwischen Ihrem Wohnsitz und der ersten Tätigkeitsstätte gehören ebenfalls ins Fahrtenbuch
Hinweis: Diese Checkliste ersetzt keine steuerrechtliche Beratung. Wenn Sie weitere Fragen haben oder sich Gedanken machen, ob Ihr bisheriges Fahrtenbuch die Kriterien des Finanzamtes erfüllt, wenden Sie sich am besten an Ihren Steuerberater.
Fahrtenbuch führen – Beispiele
Wenn Sie ein Fahrtenbuch als Handwerker ordentlich führen, sollten Sie außerdem wissen, welche Angaben bei den verschiedenen Arten von Fahrten notwendig sind. Es findet nämlich eine Kategorisierung in Dienstfahrten, Privatfahrten und Fahrten von der Wohnung zur Arbeitsstätte statt. Die Pflichtangaben können dabei variieren.
Dienstfahrten
Bei einer Dienstfahrt müssen Sie die folgenden Angaben im Fahrtenbuch vermerken:
- Datum der Fahrt
- Kilometerstand vor und nach der Fahrt
- Der Abfahrtsort und das Ziel der Fahrt inklusive genauer Adresse
- Umwege müssen erläutert werden
- Reisezweck
- Name des jeweiligen Kunden oder Lieferanten
Private Fahrten
Bei den privaten Fahrten sind die Finanzämter ein bisschen weniger streng. In diesem Fall genügt es, wenn das Datum und die zurückgelegten Kilometer eingetragen werden. Diese Fahrten werden als sogenannter geldwerter Vorteil betrachtet. Wenn Sie oder einer Ihrer Mitarbeiter den Wagen für private Zwecke nutzen und dafür kein Privatfahrzeug anschaffen müssen, erhöht sich Ihre private Steuerlast. Dementsprechend müssen die Privatfahrten in der Steuererklärung angegeben werden.
Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
Auch bei Fahrten zwischen dem Wohnsitz und der Arbeitsstätte müssen Sie nur das Datum und die Kilometer eintragen.
Tipps zur Vermeidung von Fehlern
- Bewahren Sie das Fahrtenbuch immer im dazugehörigen Fahrzeug auf.
- Führen Sie die Eintragung unmittelbar nach der Fahrt und nach jeder Fahrt durch!
- Stellen Sie sicher, dass Sie beim Ziel der Fahrt immer die Straße und die Hausnummer angeben.
- Wenn Sie etwas korrigieren, müssen Sie das deutlich erkennbar machen.
- Verwenden Sie keine Notizzettel, um die Daten später in das Fahrtenbuch zu übertragen. Das ist nicht gestattet und birgt zudem zahlreiche Fehlerquellen beim Übertragen.
- Schreiben Sie bei Kilometerangaben unbedingt auch die Nachkommastellen auf.
Aufbewahrungsfristen für Fahrtenbücher
Da Fahrtenbücher steuerlich relevant sind, müssen Sie ordentlich archiviert und über einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren aufbewahrt werden.
Empfehlung: Buchhaltungssoftware nutzen!
Nicht nur Ihr Fahrtenbuch sollten Sie rechtskonform führen, sondern auch Ihre kaufmännischen Prozesse. Dabei kann Sie eine auf das Handwerk spezialisierte Buchhaltungssoftware wie Streit V.1® bestmöglich unterstützten. Mit dieser sind Sie arbeiten Sie nicht nur rechtskonform, sondern vollständig digital und effizient.
Eine Buchhaltungssoftware wie Streit V.1® bietet zahlreiche Vorteile:
- Digitale und schnelle Verwaltung Ihrer Aufträge: Angebote, Rechnungen und Lieferscheine können schnell und unkompliziert erstellt werden.
- Automatisierte Archivierung: Die Software archiviert alle Dokumente und E-Mails automatisch, rechts- und revisionssicher nach GoBD
- Umfangreiche Auswertungen: Praktische Auswertungen und Berichte wie GuV, BWA und Bilanz sind schnell erstellt und geben Ihnen einen klaren Überblick über Ihre Finanzen.
Mit Streit V.1® digitalisieren und vereinfachen Sie Ihre Buchhaltung erheblich. So haben Sie mehr Zeit für Ihre eigentlichen Aufgaben und können sicherstellen, dass Ihre Buchhaltung den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Alternative zum Fahrtenbuch: 1%-Regelung
Ein Fahrtenbuch als Handwerker zu führen, ist mit großem Aufwand verbunden, sodass der Gesetzgeber eine vereinfachte Lösung bietet. Die 1%-Regelung ist deutlich einfacher zu handhaben, da es sich um eine pauschale Bestimmung der privaten Nutzung handelt. Dafür wird der Bruttolistenpreis des Fahrzeuges herangezogen. Ein Prozent des Preises wird monatlich als geldwerter Vorteil angerechnet. Zusätzlich werden die Fahrten vom Wohnsitz zur ersten Arbeitsstätte als geldwerter Vorteil betrachtet. Sie müssen ebenfalls noch einmal mit 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Kilometer angegeben werden.
Fahrtenbuch vs. 1%-Regelung – Vergleich
Ob das Führen eines Fahrtenbuchs oder die 1%-Regelung sinnvoller ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, haben wir die Vor- und Nachteile für Sie gegenübergestellt. Später gehen wir noch einmal genauer darauf ein, wann und warum welche Variante die bessere Option ist.
| Art der Berechnung | Vorteile | Nachteile |
| Fahrtenbuch | · genaue Berechnung einzelner Fahrten · ideal bei geringer privater Nutzung | · hoher Aufwand · strenge Anforderungen an Fahrtenbücher · nicht ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch kann vom Finanzamt verworfen werden |
| 1%-Regelung | · einfacher zu berechnen · gleichbleibende und planbare Berechnung | · nur bei hohem privatem Nutzungsanteil vorteilhaft · hoher Bruttolistenpreis kann nachteilig sein |
Fahrtenbuch oder 1%-Regelung – welche Variante ist die richtige?
Ob Sie sich für ein Fahrzeug oder besser für die 1%-Regelung entscheiden, sollten Sie von diesen Kriterien abhängig machen:
- Listenpreis: Da der Bruttolistenpreis ausschlaggebend für die pauschale Berechnung bei der 1%-Regelung ist, kann ein hoher Listenpreis nachteilig für die Besteuerung Ihres Mitarbeiters oder für Sie selbst sein. Ein Prozent des Bruttolistenpreises wird nämlich dem monatlichen Gehalt fiktiv hinzugerechnet. Bei Selbstständigen steigt hingegen der Gewinn.
- Fahrzeugtyp: Auch hier geht es vor allem um den Listenpreis. Bestimmte Fahrzeugtypen sind grundsätzlich teurer als andere, sodass bei besonders hochpreisigen Modellen fast immer das Fahrtenbuch die bessere Lösung ist.
- Anzahl der Privatfahrten: Wer nur wenige private Fahrten hat, ist in der Regel mit einem Fahrtenbuch besser beraten. Bei einem hohen Anteil an Privatfahrten ist hingegen in vielen Fällen die 1%-Regelung sinnvoll.
- Anzahl der Betriebsfahrten: Wenn Sie das Fahrzeug weniger als 50 % für betriebliche Fälle nutzen, dürfen Sie die 1%-Regelung nicht anwenden und müssen zwingend ein Fahrtenbuch führen.
- Fahrten zur Arbeit: Wer mit dem Betriebsfahrzeug von seinem Wohnsitz zur Arbeitsstätte fährt, zahlt bei der 1%-Regelung zusätzlich. Das treibt den geldwerten Vorteil weiter nach oben. Pro Kilometer kommen monatlich noch einmal 0,03 % des Bruttolistenpreises hinzu.
Arten von Fahrtenbüchern?
Solange Sie die Anforderungen des Finanzamts erfüllen und Ihr Fahrtenbuch nicht manipulierbar ist, können Sie es sowohl analog auf Papier als auch in elektronischer Form führen.
Elektronisches Fahrtenbuch und Fahrtenbuch-Apps
Eine praktische Alternative zum klassischen Fahrtenbuch auf Papier ist die elektronische Form. Insbesondere Apps sind sehr praktisch, da sich die Fahrten in diesem Fall ganz bequem über das Smartphone noch im Auto eintragen lassen und Sie somit auch Ihr Büro papierloser gestalten können. Sie können sich aber auch für ein GPS-Fahrtenbuch entscheiden. Dabei wird ein Gerät in die OBS-Schnittstelle Ihres Handwerker-Autos gesteckt. Das ermittelt die Distanzen, die Sie zurücklegen und überträgt sie in Ihre Fahrtenbuch-Software. Anschließend müssen Sie die Fahrten kategorisieren. Elektronische Fahrtenbücher beider Art bieten eine Reihe von Vorteilen:
- Fahrten können teilweise automatisch erfasst werden, sodass sich Fehlerquellen minimieren lassen.
- Mit vielen elektronischen Fahrtenbüchern können Sie automatische Berichte erstellen lassen und damit das Fahrverhalten, den Kraftstoffverbrauch und andere Kennzahlen überwachen.
- Wenn Sie das elektronische Fahrtenbuch gewissenhaft führen, sind die Chancen groß, dass es vom Finanzamt anerkannt wird, da hier eine besonders hohe Genauigkeit vorliegt.
- Elektronische Fahrtenbücher lassen sich in der Regel einfach und unkompliziert bedienen, sodass es im Vergleich zur analogen Variante zu einer deutlichen Zeitersparnis kommen kann.
Hinweis: Bedenken Sie unbedingt, dass Sie die Fahrten in einem elektronischen Fahrtenbuch innerhalb von sieben Tagen kategorisieren müssen. Das GPS-Fahrtenbuch zeichnet die Fahrten zwar automatisch auf, weiß aber natürlich nicht, ob sie einen beruflichen oder privaten Zweck hatten. Deswegen müssen Sie die Fahrten nachträglich der passenden Kategorie zuweisen.
Elektronisches Fahrtenbuch bei mehreren Fahrern
Wenn ein Fahrzeug und somit auch ein Fahrtenbuch von mehreren Fahrern genutzt wird, ist besondere Vorsicht angesagt. Bei analogen Fahrtenbüchern muss zum Beispiel immer der aktuelle Fahrer eingetragen werden. Mit einer digitalen Lösung geht das deutlich einfacher. Beispielsweise ist es möglich, dass jeder Fahrer eine ID zugeteilt bekommt. Wenn er sich dann einloggt und das Fahrzeug nutzt, wird die Fahrt automatisch seiner ID zugewiesen. Allerdings verfügen längst nicht alle Fahrtenbücher über diese Funktion. Darauf sollten Sie bei der Auswahl also besonders achten. Darüber hinaus ist es wichtig, dass bei einer Nutzung durch mehrere Fahrer jeder einzelne davon dazu angehalten wird, seine Fahrten zeitnah zu kategorisieren, sodass es nicht zu Fristversäumnissen kommt oder doch etwas durcheinandergebracht wird.
Analog auf Papier
Fahrtenbücher in Papierform müssen unbedingt gebunden sein und auch sonst den steuerrechtlichen Vorgaben gerecht werden. Am besten besorgen Sie sich ein vorgefertigtes Fahrtenbuch, das mit den entsprechenden Spalten ausgestattet ist, sodass Sie es ganz bequem nach jeder Fahrt ausfüllen können. Bedenken Sie aber, dass Sie dabei möglichst deutlich schreiben müssen.
Excel-Fahrtenbuch
Ein Fahrtenbuch, das in Standard-Excel geführt wurde, wird nicht vom Finanzamt anerkannt. Das liegt daran, dass sich die Daten in diesem Programm jederzeit ändern lassen. Greifen Sie deswegen besser zu einer Software, die speziell für diesen Zweck entwickelt wurde.
Tipp: Fördermöglichkeiten zur Digitalisierung im Handwerk
Bund und Ländern fördern verschiedene Investitionen im Handwerk. Dazu gehören auch Anschaffungen im Bereich der Digitalisierung. Neben Fahrtenbuch-Apps gehören auch Produkte wie Handwerker-Software oder Handwerker-Apps zur mobilen Auftragsabwicklung dazu. Erfahren Sie mehr.
Tipps zur Dokumentation
- Sofortige Einträge: Dokumentieren Sie jede Fahrt unmittelbar nach Abschluss, um Fehler zu vermeiden.
- Detailgenauigkeit: Notieren Sie Datum, Uhrzeit, Kilometerstand, Zielort und Zweck der Fahrt.
- Einheitliche Struktur: Halten Sie sich an ein konsistentes Format für alle Einträge.
- Im Fahrzeug aufbewahren: Bewahren Sie das Fahrtenbuch im Fahrzeug auf, um jederzeit Einträge vorzunehmen.
- Digitale Alternativen nutzen: Erwägen Sie Apps, die GPS und automatische Kilometerzählungen bieten, um die Dokumentation zu erleichtern.
- Wöchentliche Überprüfung: Kontrollieren Sie das Fahrtenbuch regelmäßig auf Vollständigkeit und Korrektheit.
Digitale Archivierung mit einer Handwerkersoftware
Im digitalen Zeitalter ersetzt die digitale Archivierung zunehmend die altmodische Papierablage und bietet zahlreiche Vorteile. Die auf das Handwerk spezialisierte Software Streit V.1 bietet eine integrierte digitale Archivierung über alle relevanten Programmteile.
Vorteile der Digitalen Archivierung mit Streit V.1®
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Automatische Archivierung und Organisation: Geschäftsdokumente und E-Mails werden vollautomatisch im Originalformat und als PDF archiviert. Dies spart nicht nur Platz, sondern sorgt auch für eine übersichtliche und organisierte Dokumentenverwaltung.
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Rechts- und Revisionssicherheit: Die GoBD-konforme Archivierung in Streit V.1® gewährleistet, dass alle Dokumente rechts- und revisionssicher sind. Sie sind jederzeit nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher, was eine reibungslose Betriebsprüfung sicherstellt.
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Zeitersparnis durch intelligente Suchfunktionen: Dank umfassender Such- und Filterfunktionen sowie integrierter Texterkennung (OCR) können Dokumente schnell und einfach gefunden werden. Miniaturansichten und Filter erleichtern das schnelle Selektieren und Auffinden von Bildern und Belegen.
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Integration mit Externen Programmen: Streit V.1® ist kompatibel mit E-Mail-Programmen wie Outlook und unterstützt die Archivierung von Dateien aus anderen Anwendungen (z.B. CAD, Excel, Fotos). Dokumente wie Rapportzettel und Lieferscheine werden mit Barcodes versehen, eingescannt und automatisch archiviert.
Effizienz und Rechtssicherheit
Mit Streit V.1® wird die digitale Archivierung nahtlos in den Betriebsalltag integriert. Diese vollintegrierte Lösung spart nicht nur Zeit und Platz, sondern stellt auch sicher, dass alle Dokumente den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entsprechen und jederzeit auffindbar und prüfbar sind. Nutzen Sie die Vorteile von Streit V.1® und erleben Sie die Effizienz einer vollintegrierten Handwerkersoftware.
FAQ zum Fahrtenbuch für Handwerker
Im Folgenden haben wir für Sie noch einmal die wichtigsten Fakten zum Fahrtenbuch für Handwerker zusammengefasst:
Sie müssen ein Fahrtenbuch genauso wie die Belege über Ihre Einnahmen und Ausgaben für zehn Jahre aufbewahren.
In einem Fahrtenbuch dokumentieren Sie alle Fahrten, die Sie mit einem betrieblichen Fahrzeug unternehmen. Dazu gehören also Fahrten zu Ihren Kunden und Geschäftspartnern sowie private Fahrten. Es dient also als Nachweis darüber, wie Sie das Fahrzeug genutzt haben. Das ist für das Finanzamt aus steuerlicher Sicht relevant, da private Fahrten als geldwerter Vorteil gerechnet werden.
Im Fahrtenbuch muss der Name des Fahrers und dessen Adresse stehen. Überdies müssen genaue Angaben zu den einzelnen Fahrten gemacht werden. Dazu gehören der Kilometerstand vor Antritt der Fahrt und nach Ankunft im Ziel, die zurückgelegte Entfernung oder die Zieladresse. Wenn Sie Zweifel haben, sollten Sie sich von Ihrem Steuerberater weitere Informationen geben lassen.
Fazit
Die 1%-Regelung kann bei einem geringen Bruttolistenpreis des Fahrzeuges und bei einer hohen privaten Nutzung die richtige Wahl sein. Für eine exakte Aufzeichnung der Dienstfahrten als Handwerker und der privaten Fahrten ist das Fahrtenbuch die bessere Lösung. Damit dieses von den Finanzbehörden anerkannt wird, sollten Sie sich mit den Anforderungen an die Angaben vertraut machen. Um zusätzliche Fehlerquellen aufgrund von Unachtsamkeiten zu vermeiden, kann die Verwendung eines elektronischen Fahrtenbuchs für Handwerker von Vorteil sein. Das zeichnet entweder durch spezielle Hardware oder direkt über das Handy per GPS die zurückgelegten Routen auf. Im Anschluss müssen diese nur noch kategorisiert werden.
